Les syndics professionnels de copropriété ont l’obligation de mettre à la disposition des copropriétaires un certain nombre de documents relatif à la gestion de la copropriété via un espace sécurisé en ligne.
Un décret du 23 mai 2019 précise ce que cet extranet doit contenir a minima.
L’EXTRANET NE CONTIENT PAS TOUTES LES DOCUMENTS DE LA COPROPRIÉTÉ
Certains documents, tels que les factures et le grand livre, nécessaires pour contrôler les comptes, nécessitent toujours une visite dans les bureaux de votre syndic.
Néanmoins, on ne peut qu’apprécier la mise à disposition de la fiche synthétique, ce document résumant les informations essentielles de la copropriété qui comporte notamment les exercices comptables, le type de chauffage et l’énergie utilisée, mais aussi les caractéristiques techniques du bâtiment (nombre de lots et leur usage, ainsi que les années de construction).
TOUS LES DOCUMENTS NE SONT PAS ACCESSIBLES A TOUS LES COPROPRIÉTAIRES.
Il convient de distinguer trois niveaux d’accès aux documents de la copropriété :
les documents accessibles à l'ensemble des copropriétaires
les documents accessibles individuellement
les documents accessibles aux membres du conseil syndical
Documents accessibles à tous les copropriétaires :
Le règlement de copropriété,
Les trois derniers procès-verbaux d’assemblées générales
Le contrat de syndic en cours
L’état descriptif de division et les actes modificatifs publiés
La fiche synthétique à jour
Le carnet d’entretien de l’immeuble
Les diagnostics techniques en cours de validité
L’ensemble des contrats et marchés en cours conclus par le syndic (assurance, entretien, maintenance… à l’exception des contrats de travail des salariés du syndicat)
Documents accessibles individuellement au copropriétaire pour son lot :
Le compte individuel arrêté après approbation des comptes par l’assemblée générale
Le montant des charges réglés dans les deux derniers exercices
Le montant de la part du fonds travaux rattachée à son lot, arrêté après approbation des comptes par l’AG
Les avis d’appels de fonds qui lui ont été envoyés sur les trois dernières années
Documents accessibles au conseil syndical :
La liste de tous les copropriétaires
La carte professionnelle du syndic
L’attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle du syndic
L’attestation de garantie financière du syndic
Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires
Le relevé des charges et produits de l’exercice échu
Les relevés périodiques des comptes bancaires séparés
Les procédures en cours concernant la copropriété (assignations et décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré)
QUEL RECOURS SI LE SYNDIC NE RESPECTE PAS CES OBLIGATIONS ?
Outre le rôle du conseil syndical qui doit veiller au respect de cette liste minimale de documents et réclamer au syndic de permettre l’accès en ligne de tout document manquant, vous pouvez agir individuellement en adressant au syndic une lettre de mise en demeure en visant les dispositions légales.
Me Michèle BARALE
